Huishoudelijk regelement


HUISHOUDELIJK REGLEMENT van de A.T.C. Veenhorst goedgekeurd in de Algemene LedenVergadering van 10 januari 2006.

 

Rechten en verplichtingen der leden

 

Artikel 1

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding te dragen.

Artikel 2

Leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar (begin van het tennisseizoen).

Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplich-tingen welke uit het lidmaatschap voortvloeien.

Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid een administratieve bijdrage van €25,00 verschuldigd en tevens vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.

Artikel 3

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- of commissievergadering zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.

 

Vergaderingen

 

Artikel 4

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voor-zitter of tenminste twee bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen ofte verdagen.

Artikel 5

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie, via e-mail aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste twee bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 6

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden en/of ereleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

 

Artikel 7

De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk of wel via afzonderlijke e-mail bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

 

Artikel 8

Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

 

Commissies

 

Artikel 9

De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie.

Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd.

Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.

De commissies – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

 

Artikel 10

De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden

benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

 

Artikel 11

Het bestuur heeft de volgende commissies ingesteld en deze commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur. De commissie leden worden door het bestuur benoemd en hun benoeming wordt tijdens de eerst volgende algemene leden vergadering bekrachtigd. Door het bestuur benoemde commissieleden treden onmiddellijk in functie. In principe is de voorzitter van elke door het bestuur ingestelde commissie tevens lid van het Bestuur.

Indien de activiteiten van een commissie geen vertegenwoordiging in het bestuur rechtvaardigt dan wordt de voorzitter van deze commissie minimaal 1 x per jaar door het bestuur uitgenodigd om deze activiteiten te evalueren. Een dergelijke evaluatie dient in ieder geval te gebeuren voor de te houden algemene leden vergadering

 

1/ Technische commissie:

De technische commissie kan alleen bestaan uit senior leden.

De werkzaamheden van de technische commissie bestaan o.a. uit:

a/ Voor zover niet gedaan via het Dynamische Speelsterkte Systeem het beoordelen van leden op hun speelsterkte op grond van door de vereniging georganiseerde toernooien en overige activiteiten.

b/ Het regelen en verzorgen van de senioren competitie en alle seniorentoernooien en wedstrijden die door de vereniging worden gehouden. De commissie is verantwoordelijk voor de coordinatie van deze senioren wedstrijden en -toernooien. Hiertoe behoren de Open Clubkampioenschappen, de clubkampioenschappen, de Almelose clubkampioenschappen en het invitatie toernooi.

c/ Het maken en publiceren van een toernooikalender inclusief alle overige activiteiten van zowel senioren als junioren.

d/ Handhaven en samenstellen van een baanreglement, inclusief aanwijzing van baancommissarissen.

e/ Samenstellen van senioren competitie teams

f/ Beheer van het wedstrijdsecretariaat voor de senioren competitie

g/ Voorstellen/vaststellen van welke banen kunnen worden gebruikt voor de competitie, toernooien en andere evenementen.

h/ Voorstellen/vaststellen welke banen kunnen worden gebruikt voor het geven van lessen.

De commissie bepaalt in onderling overleg wie verantwoordelijk is voor welke werkzaamheden.

Activiteiten van de commissie worden in elke bestuursvergadering door de voorzitter van de Technische commissie teruggekoppeld.

 

2/Jeugdcommissie

De jeugdcommissie kan bestaan uit jeugd en seniorenleden. De commissie wordt door de voorzitter in het bestuur vertegenwoordigd. De voorzitter dient een seniorlid te zijn.

De activiteiten van de jeugdcommissie bestaan o.a. uit

a/ Voor zover niet gedaan via het Dynamische Speelsterkte Systeem het beoordelen van leden op hun speelsterkte op grond van door de vereniging georganiseerde jeugdtoernooien, overige jeugdactiviteiten en/of in overleg met de trainers.

b/ Het regelen en verzorgen van de juniorencompetitie en alle junioren- toernooien en -wedstrijden die door de vereniging worden gehouden.

De commissie is verantwoordelijk voor de coördinatie van deze junioren wedstrijden en -toernooien. Hiertoe behoren de clubkampioenschappen, de Almelose clubkampioenschappen en het Kersttoernooi.

c/ In overleg met trainers samenstellen van jeugdcompetitieteams

d/ Beheer van het wedstrijdsecretariaat voor de juniorencompetitie

e/ Samenstelling en taken van de jeugdselectiecommissie.

De commissie bepaalt in onderling overleg wie verantwoordelijk is voor welke werkzaamheden. Activiteiten van de commissie en de jeugdselectiecommissie worden in elke bestuursvergadering door de voorzitter van de Jeugdcommissie teruggekoppeld

 

3/Activiteitencommissie

De activiteitencommissie bestaat uit seniorenleden. De commissie wordt door de voorzitter in het bestuur vertegenwoordigd.

De activiteiten van de activiteitencommissie bestaan o.a. uit

a/ Organisatie van Racketochtenden, -middagen en -avonden voor seniorleden.

b/ De organisatie van de Winter-In

c/ Organisatie van alle overige tennisactiviteiten die niet tot de competentie van een andere commissie behoren.

d/ Organisatie van gezelligheidsactiviteiten, jubilea etc.

De commissie bepaalt in onderling overleg wie verantwoordelijk is voor welke werkzaamheden. Activiteiten van de commissie worden in elke bestuursvergadering door de voorzitter van de Activiteitencommissie teruggekoppeld

4/Sponsorcommissie

De sponsorcommissie bestaat uit seniorenleden. De commissie wordt door de voorzitter in het bestuur vertegenwoordigd.

De activiteiten van de sponsorcommissie bestaan o.a. uit

a/ Het verkopen van sponsor overeenkomsten ten behoeve van onze vereniging. Dit kan bestaan uit het verkopen van advertentie ruimte in onze clubkrant, de website of borden langs de baan. De sponsor- bedragen voor deze overeenkomsten worden in overleg met het bestuur vastgesteld. In principe streven we naar sponsor overeenkomsten voor 3 jaar

b/ Het verkopen van sponsorovereenkomsten voor specifieke door de vereniging georganiseerde toernooien.

c/ Het verkopen van sponsorcontracten voor onze teams.

De commissie bepaalt in onderling overleg wie verantwoordelijk is voor welke werkzaamheden. Activiteiten van de commissie worden in elke bestuursvergadering door de voorzitter van de sponsorcommissie teruggekoppeld.

 

5/Redactiecommissie

De redactiecommissie kan bestaan uit junior- en seniorenleden. Deze commissie wordt niet in elke bestuursvergadering vertegenwoordigd.

De activiteiten van de redactiecommissie bestaat uit het samenstellen en zorgdragen voor de distributie van het verenigingsblad.

Het verenigingsblad wordt minimaal 4 keer per jaar uitgegeven.

 

Financiële verantwoording van de commissies

Elke commissie is er voor verantwoordelijk om in oktober van het lopende jaar een begroting in te leveren bij de penningmeester. Deze begroting dient te bestaan uit een overzicht van de te organiseren activiteiten en de daarmee gepaard gaande baten en kosten. Na goedkeuring door het bestuur wordt het saldo van deze begroting opgenomen in de begroting van de vereniging. Elke commissie dient binnen een maand na afloop van een activiteit aan het bestuur verantwoording afteleggen van de werkelijke baten en lasten.

 

Vervanging van commissie leden

Elke commissie is in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor de vervanging van commissieleden. Mocht dit niet lukken dan wordt deze verantwoordelijkheid door het bestuur overgenomen.

Activiteiten niet ondergebracht in een van bovenstaande commissies worden geacht te worden uitgevoerd door en onder verantwoordelijkheid van het bestuur i.c. zijn voorzitter of overige aangewezen bestuursleden.

Artikel 12

Onder de volgende voorwaarden kunnen niet leden van A.T.C. Veenhorst gebuik maken van de accommodatie:

 

Introductie:

Introductie van niet leden door ATC-Veenhorstleden is mogelijk door middel van het aanschaffen van een introductiepasje.

Alvorens kan worden gespeeld, dient men in het bezit te zijn van dit gastenpasje. Gastenpasjes kunnen alleen worden gekocht door leden van de ATC-”Veenhorst”. Een gastenpasje kost €5,00 en is één dag geldig. Prijsaanpassing kan jaarlijks door het bestuur geschieden.

Een lid mag met twee introducé’s slechts één baan bezetten.

De uitgifte van gastenpasjes geschiedt door de mensen van het restaurant. De uitgifte van een gastenpasje kan worden geweigerd door de baancommissaris en de mensen van het restaurant i.v.m. een drukke baanbezetting. Gastenpasjes worden op naam van de introducé en op datum gesteld en zijn niet overdraagbaar.

Een gastenpasje is tot 18.00 uur geldig. Overleg met de baancommissaris kan resulteren in het langer mogen doorspelen, wat alleen kan als het niet druk is. De introducé dient te tennissen met het introducerend lid.

Gedurende de zomervakantie is het jeugdleden van ATC-”Veenhorst” toegestaan om tot 18.00 uur gratis een introducé mee te nemen, mits de introducé lid is van een andere vereniging en in het bezit is van een geldig KNLTB-pasje, welke dan dienst als gastenpasje. Voor deze introducé(s) gelden dezelfde regels als iemand met een gastenpasje.

Het introducerend lid is aansprakelijk bij overtreding van deze regels.

 

Verhuur

Het is ook mogelijk dat niet tennisleden een baan huren. De kosten bedragen hiervoor €12.50 per uur. Aanpassing van de huurprijs kan jaarlijks geschieden door het bestuur. Deze tennissers dienen zich te vervoegen bij de bar alwaar hen een pasje wordt verstrekt.

Besluitvorming

 

Artikel 13

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtig-de leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen.

In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

 

Artikel 14

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stem-men buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

 

Artikel 15

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.

Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.

Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

 

Bestuur

 

Artikel 16

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden.

Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend.

Een bestuurslid wordt benoemd voor een termijn van 3 jaar. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.

 

Artikel 17

Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

 

Verplichtingen van het bestuur

 

Artikel 18

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a. namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen;

b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;

c. de bezittingen en schulden van de vereniging.

Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.

 

Aanmeldingsformulier

 

Artikel 19

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld: naam, voornamen, geslacht, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum.

De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.

De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de leden-administrateur op te geven.

De vereniging kan de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.

 

Slotbepalingen

 

Artikel 20

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Tevens zijn de statuten en het huishoudelijk reglement gepubliceerd op de website van A.T.C. Veenhorst (www.atcveenhorst.nl)

 

Artikel 21

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 10 januari 2006.